La gestion electronique documentaire

La gestion electronique documentaire - Praca Zbiorowa

La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM1 pour Electronic Document Management) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de stockage d'information, d'accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la revue, l'approbation électronique et la gestion des différentes versions2.

Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an.

Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »).

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion.