W literaturze naukowej dotyczącej powstania dyplomacji oraz w pracach przedstawiających jej historyczne formy organizacyjne spotykamy różne znaczenia terminu dyplomacja. Stanisław E. Nahlik pisze, że dyplomacją nazywa się przede wszystkim pewien tor działalności państwa, która dotyczy jego oficjalnych stosunków z innymi krajami, a zmierza do realizacji celów, jakie stawiają sobie kierownicze organa władzy państwowej, a za ich pośrednictwem klasy i grupy społeczne, których interesy i poglądy są dla tych organów miarodajne. Cele te odzwierciedlają się w polityce zagranicznej państwa, a dyplomacja jest orężem tej polityki. Z kolei w Historii dyplomacji polskiej czytamy, że dyplomacja oznacza zarówno działalność, jak i umiejętność utrzymywania stosunków między państwami i reprezentowania państwa przez wyspecjalizowany zespół ludzi; z kolei działalność ta, jak również umiejętność posługiwania się nią, wyraża się przede wszystkim w prowadzeniu rokowań i zawieraniu układów zgodnie z zamierzeniami partnerów występujących jako przedmioty działania.