Uwaga! Od 1 kwietnia 2014 r. obowiązują zmiany w ustawie o VAT umożliwiające podatnikom pełne (100%) odliczenie podatku VAT od wydatków dotyczących samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Warunkiem odliczenia jest wykorzystywanie tych pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej. Zdaniem Ministerstwa Finansów fakt wykorzystywania przez podatnika pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej może mieć miejsce m.in. gdy: „z posiadanej przez podatnika dokumentacji (regulaminy, umowy, zarządzenia, itp.) obiektywnie wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i nie ma możliwości, aby pracownik „prywatnie” skorzystał z firmowego samochodu, np. w celu dojazdu do swojego miejsca zamieszkania”. Polecamy gotowy do wdrożenia Regulamin używania pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej z ewidencją przebiegu pojazdu i wzorcową dokumentacją, określający wewnętrzne zasady używania samochodów firmowych, w tym m.in.: zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – wersja papierowa i elektroniczna, postepowanie w przypadku kradzieży ewidencji, archiwizacja dokumentów, zasady odpowiedzialności pracownika, w tym materialnej, procedura w przypadku podania błędnych danych, informacja VAT-26, polityka bezpieczeństwa. Regulamin opracowany zarówno dla pracowników, jak i niepracowników użytkujących samochody firmowe (inne zasady!) Regulamin zawiera też wzorcową dokumentację, w tym m.in.: upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego, umowa o korzystanie z samochodu służbowego, zamówienie pracownika na przydział samochodu służbowego, protokół z przekazania samochodu służbowego, ewidencja przebiegu pojazdu (wersja dla pracowników i niepracowników). Uwaga! Integralną częścią pozycji jest suplement elektroniczny (dokumentacja w formacie MS Word i Excel), dający możliwość: modyfikacji regulaminu na własne potrzeby, bezpośredniej pracy na plikach, uzupełnienia o dane, wydruku itp.